El control horario en España es una obligación legal
Las empresas han de registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores, independientemente de su tipo de jornada (completa, a tiempo parcial, etc.). Se aplica a la totalidad de los trabajadores.
Esta obligación se estableció en el año 2019 mediante el Real Decreto-ley 8/2019, y tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los derechos laborales en materia de jornada laboral, horas extraordinarias y descansos.
Normativa relacionada sobre el control horario
Según el Artículo 34.9 del Estatuto de los trabajadores, Real Decreto Legislativo 2/2015, las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada laboral de sus empleados, incluyendo el horario exacto de inicio y finalización. Es importante prestar especial atención a las horas extraordinarias y a los trabajadores a tiempo parcial (horas complementarias).»
¿Qué aspectos regula el control horario?
El control horario debe registrar, como mínimo, la siguiente información:
- Fecha de cada jornada laboral.
- Hora de entrada y salida del trabajador.
- Pausas durante la jornada.
- Horas extraordinarias realizadas.
¿Cómo se puede llevar a cabo el control horario?
Las empresas pueden utilizar diferentes métodos para llevar a cabo el control horario, como:
- Ficheros manuales: Los trabajadores anotan su entrada y salida en un registro físico.
- Software de control horario: Existen programas informáticos específicos para gestionar el control horario.
- Aplicaciones móviles: Algunas empresas utilizan apps móviles para que los trabajadores registren su jornada.
¿Qué obligaciones tiene la empresa respecto al control horario de su plantilla?
La empresa está obligada a:
- Implantar un sistema de control horario que cumpla con los requisitos legales.
- Informar a los trabajadores sobre el sistema de control horario que se va a utilizar.
- Se deben de conservar los registros de la jornada laboral durante al menos cuatro años (Art. 10 del Real Decreto-ley 8/2019)
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- Datos obligatorios que deben de aparecer en los registros horarios de la empresa: nombre del trabajador/a, horas trabajadas (ordinarias, extraordinarias o complementarias). Firma del empleado y del representante de la empresa.
- Poner los registros de la jornada a disposición de los trabajadores, sindicatos y la Inspección de Trabajo.
¿Qué sanciones existen por el incumplimiento?
El incumplimiento de la normativa sobre control horario puede ser sancionado por la Inspección de Trabajo con multas de hasta 8.000 euros. Pero hay matices, todo depende del tipo de infracción, leve, grave o muy grave.
Las sanciones por el incumplimiento del registro de la jornada laboral en España, según el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, se clasifican en leves, graves y muy graves, y sus importes varían en función de la gravedad de la infracción.
Maneras sencillas de llevar el registro horario en pymes sin software
Si bien el uso de software de control horario puede ser una herramienta útil para gestionar el registro de las jornadas laborales, existen alternativas más sencillas y económicas para pymes que no requieran de una inversión inicial en este tipo de herramientas. A continuación, se presentan algunas opciones a considerar:
Hojas de cálculo:
- Excel o Google Sheets: Crear una hoja de cálculo sencilla con columnas para registrar la fecha, hora de entrada, hora de salida, total de horas trabajadas y observaciones.
- Ventajas: Fácil de usar, gratuito, flexible y permite cálculos automáticos.
- Desventajas: Requiere de un seguimiento manual constante, propenso a errores y no ofrece funcionalidades avanzadas como geolocalización o control de accesos.
Plantillas de registro horario:
- Descargar plantillas en PDF o Word: Buscar en línea plantillas prediseñadas que incluyan los campos necesarios para el registro de la jornada laboral.
- Ventajas: Fáciles de obtener e implementar, no requieren conocimientos informáticos.
- Desventajas: Menos flexibles que las hojas de cálculo, requieren impresión y llenado manual, y no ofrecen funcionalidades avanzadas.
Libretas o cuadernos:
- Sistema manual tradicional: Utilizar libretas o cuadernos donde cada trabajador apunte su hora de entrada y salida, así como las observaciones pertinentes.
- Ventajas: Muy sencillo y económico, no requiere tecnología.
- Desventajas: Altamente manual, propenso a errores, difícil de almacenar y analizar datos históricos, y no ofrece funcionalidades avanzadas.
Aplicaciones móviles de registro de horas:
- Existen aplicaciones gratuitas o de bajo costo que permiten registrar la entrada y salida del trabajo desde el móvil, algunas con funcionalidades adicionales como geolocalización y notificaciones.
- Ventajas: Portátiles, cómodas para los trabajadores, algunas ofrecen funcionalidades adicionales.
- Desventajas: Requiere que los trabajadores tengan un smartphone con conexión a internet, no todas las aplicaciones son confiables o seguras, y algunas funcionalidades avanzadas pueden requerir suscripción de pago.
Recomendaciones adicionales: control horario
- Verifica tu sistema de control horario según lo publicado en la ley / BOE: Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
- Independientemente del método elegido, es importante garantizar la exactitud y confiabilidad del registro horario.
- Establecer un procedimiento claro y accesible para que los trabajadores registren su jornada laboral.
- Conservar los registros de las jornadas laborales durante al menos cuatro años, según lo exige la legislación.
- Analizar periódicamente los datos de registro horario para identificar posibles áreas de mejora en la gestión del tiempo y la productividad.
Como vemos, si que existen diversas maneras sencillas y económicas para que las pymes lleven el registro horario de sus trabajadores sin necesidad de invertir en software especializado. La elección del método más adecuado dependerá de las necesidades específicas de cada empresa, el tamaño del personal, la disponibilidad de recursos y los conocimientos informáticos.
Recursos adicionales: control horario
- Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo.
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia … https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2021-11472
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo … https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2019-3481
Recuerda:
- Es importante que la plantilla que elijas se adapte a las necesidades de tu empresa.
- Asegúrate de que la plantilla cumpla con los requisitos legales en materia de control horario.
- Guarda los registros de las jornadas laborales durante al menos cuatro años.
Exención de responsabilidad: compartimos conocimiento con ánimo de divulgar. No olvides contrastar las posibles ideas que puedas obtener de nuestro blog con tu asesor u organismo público.
