Requisitos emisión de facturas electrónicas

Los requisitos técnicos para la emisión de facturas electrónicas pueden variar ligeramente según el país y las actualizaciones normativas, pero en general, se centran en garantizar la integridad, autenticidad y legibilidad de los documentos.

A partir del 1 de julio de 2025, será obligatorio utilizar software de facturación homologado según el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Requisitos técnicos comunes para la emisión de facturas electrónicas:

• Formato: archivos XML

• • XML: Es el formato más común y utilizado a nivel internacional. Se adhiere a estándares como Facturae (en España) o UBL (Universal Business Language).

• • Otros formatos: En algunos casos, pueden admitirse otros formatos, pero siempre deben cumplir con los requisitos establecidos por la administración tributaria.

• Contenido obligatorio:
  • Datos del emisor y receptor: NIF, nombre, dirección, etc.
  • Fecha de emisión: Fecha en la que se genera la factura.
  • Número de factura: Un identificador único para cada factura.
  • Descripción de los bienes o servicios: Detalle de los productos o servicios prestados.
  • Importe total: Incluyendo impuestos.
  • Firma electrónica: Para garantizar la autenticidad y la integridad del documento.

• Firma electrónica:

• • Certificado digital: Es necesario contar con un certificado digital válido emitido por una entidad de certificación reconocida.

• • Algoritmos de firma: Se utilizan algoritmos criptográficos para garantizar la seguridad de la firma.

• Conservación:

• • Tiempo de conservación: Las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo establecido por la legislación vigente.

• • Formato de conservación: Se puede conservar en formato electrónico o en papel, siempre que se garantice su integridad y legibilidad.

• Comunicación con la Administración Tributaria:

• • Formato de envío: Las facturas electrónicas deben enviarse a la Administración Tributaria en el formato y por los canales establecidos.

• • Plazos de envío: Existen plazos específicos para el envío de las facturas electrónicas.

¿Qué debes tener en cuenta al elegir un software de facturación electrónica?

• Homologación: Asegúrate de que el software esté homologado por la Administración Tributaria de tu país.

• • España: Consulta el listado oficial de software homologado en la página web de la Agencia Tributaria. Software de Factura electrónica homologado por la AEAT.

• Funcionalidades: Debe permitir generar facturas en el formato correcto, incluir los datos obligatorios, firmar electrónicamente y enviarlas a la Administración Tributaria.

• Integración: Si tienes otros sistemas de gestión (ERP, CRM), verifica que el software de facturación se integre con ellos.

• Seguridad: El software debe garantizar la seguridad de tus datos y cumplir con las normativas de protección de datos.

• Soporte técnico: Es importante contar con un buen servicio de soporte técnico para resolver cualquier duda o incidencia.

Ventajas de la Factura electrónica:

Además de los requisitos técnicos, es fundamental conocer los beneficios de la facturación electrónica, como:

• Agilización de procesos: Reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas.

• Mayor eficiencia: Menor margen de error y mejor organización de la información.

• Cumplimiento normativo: Adaptación a las nuevas regulaciones fiscales.

• Reducción de costos: Ahorro en papel, impresión y envío de facturas.

FACe: Factura electrónica de la Administración

FACe es la sigla de Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Es una plataforma digital creada por la Administración General del Estado (AGE) de España con el objetivo de centralizar la recepción de facturas electrónicas por parte de todos los organismos públicos que estén adheridos a este sistema.

¿Para qué sirve FACe?

• Simplificación: Facilita la gestión de facturas para las empresas, ya que pueden enviar sus facturas a todas las administraciones públicas adheridas a través de un único punto de acceso.

• Agilización: Reduce los tiempos de procesamiento de las facturas, al automatizar muchos de los procesos administrativos.

• Reducción de costes: Disminuye los costes asociados a la emisión y gestión de facturas en papel, como el envío postal y el almacenamiento.

• Mayor seguridad: Garantiza la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas, al utilizar sistemas de seguridad avanzados.

• Contribución a la sostenibilidad: Reduce el consumo de papel y contribuye a la protección del medio ambiente.

¿Cómo funciona FACe?

Las empresas que quieran enviar facturas a través de FACe deben cumplir con los requisitos técnicos establecidos y contar con un certificado digital válido. Una vez cumplimentados estos requisitos, pueden acceder a la plataforma y enviar sus facturas en formato electrónico.

FACe valida automáticamente las facturas recibidas y las envía a los organismos correspondientes. Además, proporciona a las empresas un sistema de consulta para verificar el estado de sus facturas.

Ventajas de utilizar FACe

• Mayor eficiencia: Reducción de los tiempos de pago y mejora de la gestión de los procesos administrativos.

• Transparencia: Mayor visibilidad y trazabilidad de las facturas.

• Seguridad: Protección de los datos de las facturas gracias a los sistemas de seguridad de la plataforma.

• Cumplimiento normativo: Adaptación a la normativa vigente en materia de facturación electrónica.

¿Qué necesitas para utilizar FACe?

• Certificado digital: Es imprescindible contar con un certificado digital válido para acceder a la plataforma y firmar las facturas electrónicas.

• Software de facturación: Es recomendable utilizar un software de facturación que esté homologado y permita la emisión de facturas en formato electrónico compatible con FACe.

• Conexión a internet: Para poder acceder a la plataforma y enviar las facturas.

Como vemos, FACe es una herramienta fundamental para las empresas que realizan operaciones comerciales con la Administración General del Estado, ya que simplifica y agiliza los procesos de facturación, reduce costes y contribuye a la sostenibilidad.

Recuerda: Si deseas obtener más información sobre FACe, puedes consultar la página web oficial: https://face.gob.es/

Normativa relacionada: Facturación electrónica

• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.